در ابتدای نشست دکتر مینایی قائم مقام رییس دانشگاه در طرح تحول راهبردی در خصوص گزارش برنامه‌ریزی و برگزاری مراسم اختتامیه، اهم اقدامات ستاد برای بازنگری طرح تحول و تدوین برنامه اجرایی ۵ سال دوم، مباحث بودجه ای مرتبط با موج های ۸ و ۹ و بهره گیری از کار دانشجویی در موج ۹ مطالبی را عنوان کرد.
دکتر جعفریان مدیر PMO حوزه معاونت پژوهشی و فناوری نیز درباره صدور گواهی همکاری برای مسئولان اجرایی طرح تحول مباحثی را مطرح نمود.
در ادامه درباره دستورالعمل انگیزشی اعضای هیأت علمی قرار شد اصلاحات جدید مورد نیاز دستورالعمل مصوب جاری در جلسه مشترک دکتر مینایی، دکتر نیک بخش، دکتر جعفریان و مهندس مرادی مطرح و مراتب برای تصویب پیشنهادهای جدید به دبیرخانه هیأت رئیسه دانشگاه ارسال شود.
در خصوص صدور تقدیر نامه ها و گواهی نامه های مرتبط با طرح تحول مقرر شد گواهی همکاری مدیران اجرایی طرح بویژه افرادی که از بدنه اجرایی طرح جدا می شوند، از سوی PMO مرکزی بدون نیاز به ارائه درخواست و با امضای قائم مقام رئیس دانشگاه در طرح تحول صادر شود. همچنین برای ایجاد وحدت رویه و شناسایی بیشتر مدارک مذکور از سوی واحد های ترفیع و ارتقای اعضای هیأت علمی و کارمندان و نیز صرفه جویی در هزینه های صدور فیزیکی، کلیه تقدیرنامه ها و گواهی نامه های همکاری مرتبط با طرح تحول در قالب طراحی شده از سوی روابط عمومی دانشگاه که در چارگون بارگذاری شده است، به صورت الکترونیکی صادر شود. همچنین گواهی مشارکت در طرح تحول صرفاً برای دست اندرکاران بسته هایی صادر شود که حداقل ۸۵ درصد به تشخیص دفتر ارزیابی و بهینه سازی عملکرد پیشرفت داشته باشند.
محاسبه ساعت معادل آموزشی کارکنان نیز با توافق دبیرخانه و مدیریت تشکیلات و بهبود روش ها برای دست‌اندرکاران غیر هیأت علمی طبق مقررات و روال موجود انجام شود.
در ادامه از همکاری مهندس نصرتی و مهندس اندایش برای تحقق امکان صدور الکترونیکی تقدیرنامه ها و گواهینامه های طرح تحول با دبیرخانه تقدیر و تشکر به عمل آمد.
بر اساس مصوبات این جلسه در مورد هزینه ها/ بودجه های موج های ۸ و ۹ طرح تحول، مقرر شد واحدهایی که فرم اختتام بسته های خود را به دفتر ارزیابی و بهینه سازی عملکرد فرستاده اند و مورد تایید قرار گرفته، حداکثر تا تاریخ ۸ بهمن ۹۹ اسناد هزینه‌کرد خود را به مدیرکل حوزه ریاست ارسال کنند تا با هماهنگی دبیرخانه برای پرداخت اقدام شود. پس از تاریخ مذکور، صرفا" به اسناد مالی بسته های موج ۹ (با اولویت مواردی که نیاز به پرداخت اولیه قرارداد و ... باشد) رسیدگی خواهد شد.
در ادامه نشست در خصوص کار دانشجویی طرح تحول مطالبی عنوان شد. بر این اساس تخصیص کار دانشجویی طرح تحول و هرگونه پرداخت در این زمینه منوط به هماهنگی و کسب موافقت اولیه دبیرخانه است و طبق آخرین مصوبه کمیته در هر مورد، صرفاً 50 درصد هزینه از محل اعتبارات طرح تحول قابل پرداخت است و مابقی از محل اعتبارات حوزه ماموریتی ذی ربط باید تامین شود.
درباره بسته های ناتمام موج های 1 تا 7 نیز مصوب شد تعیین تکلیف بسته های مذکور با قید فوریت در دستور کار ستاد طرح تحول قرار گیرد و جلسه مشترکی با حضور اعضای دبیرخانه، PMO مرکزی و دفتر ارزیابی و بهینه سازی عملکرد برای تعیین سازوکار بررسی و تعیین تکلیف بسته های مذکور برگزار شود. همچنین گزارش مربوط به هر واحد PMO، در اسرع وقت از سوی دفتر ارزیابی و بهینه سازی عملکرد به معاونت ها برای آگاهی، بررسی احتمالی و طرح بحث در جلسه آتی مشترک با ستاد طرح تحول ارسال شود (حداکثر ظرف مهلت ۱۰ روز کاری). همچنین جلسه مشترک ستاد طرح تحول با مدیران واحدهای PMO برای بررسی و تعیین تکلیف بسته های ناتمام برگزار و حداکثر ظرف مدت یک ماه آینده بسته های ناتمام تعیین تکلیف شوند.
در ادامه جلسه، گزارش وضعیت اختتام بسته های موج ۸ و اقدامات موج ۹ از سوی واحد های PMO در معاونت پژوهشی، معاونت فرهنگی، معاونت پشتیبانی و منابع انسانی، معاونت دانشجویی، معاونت آموزشی و حوزه ریاست ارائه شد.
تشریح اقدامات سامانه کنترل پروژه طرح تحول از دیگر موارد مطرح شده در این جلسه بود. در این راستا اصلاحات شناسنامه و اختتام بیش از ۴۰۰ بسته در قالب یک فایل اکسل برای بارگذاری در سامانه به شرکت ارسال شده است و به زودی یک بانک اطلاعاتی مدون و یکپارچه خواهیم داشت که کل اطلاعات طرح با توجه به سطح دسترسی افراد، در اختیار آنها قرار خواهد گرفت.
تحویل میزهای کاری مختلف از جمله ارزیابی و اختتام پروژه، گزارش وضعیت پروژه و... ، بررسی و کنترل میزهای کاری تعریف و تصویب پروژه، تغییر نماهای کاری، همکاری مناسب و قابل قبول همکاران از حوزه های مختلف، آموزش و پشتیبانی لازم واحدها از سوی PMO مرکزی از مواردی است که در زمینه سامانه کنترل پروژه به انجام رسیده است.
در ادامه جلسه مسائل و مشکلات همکاران طرح تحول در مدل همکاری غیر حضوری (دورکاری) مورد بررسی قرار گرفت.
برخی از اعضای جلسه به مسائل و مشکلاتی در این زمینه اشاره نموده و اظهار داشتند، پیشبرد کارهای تحولی و تحقق اهداف طرح بویژه در درازمدت، نیازمند یک برنامه ریزی جدی با نگاه به آینده است. بی انگیزگی، عدم برخورداری از یک برنامه مشخص (plan) یکپارچه برای دورکاری، وجود تبصره های مختلف برای افراد، نبود سازوکار مناسب و یا پروتکل مورد نیاز این مدل همکاری سرمایه های انسانی (اعم از هیأت علمی و غیر هیأت علمی) از جمله مشکلات عنوان شده از سوی برخی اعضای کمیته بود.
همچنین توصیه شد هرگونه برنامه ریزی در این زمینه صرفاً موکول به دوره کووید 19 نشود و دانشگاه در آینده نگاری این موضوع، به سناریوها و بحران های مختلف احتمالی نیز نظر داشته باشد. بهره وری پایین نیروی انسانی یکی از چالش های اصلی طرح تحول در اجرا است، این مساله با موضوع دورکاری و ضوابط فعلی حاکم بر آن تشدید نیز شده است.
برای طراحی یک plan و برنامه آینده، پیشنهاد شد یک بسته فراگیر تعریف و اجرا شود. لیکن برای کوتاه مدت نیز توصیه می شود برنامه ریزی عاجل با در نظر گرفتن ابعاد مختلف موضوع و با هدف کاهش مشکلات فعلی به عمل آید.
موضوع دورکاری ماهیتاً می تواند در کنار چالش های مترتب بر آن، پنجره های فرصتی را هم برای دانشگاه ایجاد نماید. و در این راستا توصیه می شود برای بهینه شدن این مدل همکاری سرمایه های انسانی (اعم از هیات علمی و کارمند)، از نگاه صفر و یک پرهیز نموده، برنامه ریزی لازم برای طراحی و پیاده سازی یک مدل ترکیبی (حضوری و غیرحضوری) با لحاظ نمودن سناریوهای مختلف آینده صورت گیرد.